A concessão do Passe Escolar Metropolitano passa a ser analisada e aprovada pela Agência Reguladora de Transportes do Estado de São Paulo (Artesp). A atualização decorre da reorganização da gestão do transporte intermunicipal metropolitano. Cabe agora à agência a avaliação dos pedidos de passe livre e meia tarifa escolar para uso nos ônibus intermunicipais da região metropolitana de São Paulo.
A solicitação ou renovação do benefício deve ser feita exclusivamente de forma on-line, por meio do formulário disponível no site da agência.
Para que o pedido seja analisado, é fundamental a atuação das instituições de ensino. Cabe à direção da unidade escolar divulgar o benefício e orientar sobre a forma de obtenção, além de cadastrar os alunos regularmente matriculados e os professores interessados, garantindo a veracidade das informações prestadas. Após o envio dos dados à Artesp, a escola também é responsável por receber e distribuir as carteiras de Passe Escolar Metropolitano.
Após a aprovação do benefício, os procedimentos podem variar se o cidadão tiver ou não o Cartão TOP. Quem ainda não possui o cartão deve solicitar a emissão. Já os usuários que possuem o Cartão TOP precisam realizar a validação para que o passe livre ou a meia tarifa sejam reconhecidos. Nos casos de meia tarifa, é necessário efetuar recarga para utilização do benefício, observando a obrigatoriedade de validação quando a recarga for feita via aplicativo.
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